OutlookでHTMLとテキストを切り替える方法をお探しですね。
広告
Outlookのメール形式、どれを選べばいい?HTML・テキスト・リッチテキストの違いと設定方法
Outlookでメールを書いているとき、「このまま色や太字が使えるHTMLで送っていいのかな?」「取引先には装飾なしのテキストのほうがいいんだっけ?」と迷ったことはありませんか?
メールの形式は見た目だけの問題じゃなくて、相手の環境で表示が崩れたり、添付ファイルの見え方が変わったりすることもあるんです。
なんとなく選んでしまうと、あとで「あれ?」ってなることも。
この記事では、OutlookでHTML・テキスト・リッチテキストを切り替える方法と、毎回変えなくていいように初期設定を変える方法を、わかりやすく説明していきます。
まずは基本から!Outlookのメール形式3種類って何が違うの?
Outlookで使えるメール形式は、使っているバージョンによって少し違います。
新しいOutlookでは主に「HTML」と「プレーンテキスト」の2種類、クラシック版のOutlookでは「リッチテキスト形式(RTF)」も加わって3種類から選べます。
設定を変える前に、それぞれどんな特徴があるのか知っておくと、自分に合った形式を選びやすくなりますよ。
HTML形式ってどんなもの?
HTML形式は、今のOutlookで一番よく使われている形式です。
文字を太くしたり、色をつけたり、箇条書きにしたり、画像を入れたりと、見た目を整えたメールが作れます。
社内向けのお知らせや、きれいに整えた営業メール、画像付きの案内なんかを送るときにとても便利です。
ただし、相手が使っているメールソフトによっては、こちらが意図した通りに表示されないこともあります。
プレーンテキスト形式ってどんなもの?
プレーンテキスト形式は、装飾が一切ない、文字だけのシンプルな形式です。
太字も色も画像も使えませんが、その分どんな環境でも安定して表示されやすいのが強みです。
相手の会社のシステムが古かったり、余計な装飾はいらない業務連絡だったり、内容重視のやり取りでは、テキスト形式のほうがむしろ適していることも多いんです。
リッチテキスト形式ってどんなもの?
リッチテキスト形式は、Microsoft独自の古い形式です。
クラシックOutlookでは選べますが、Microsoftも「これからはHTMLを使ってね」と案内しているくらいで、積極的に改善される予定もありません。
特に社外に送るときは自動的にHTMLに変換されることもあって、表示や添付ファイルの扱いで予想外のトラブルが起きることも。
なので今は「特別な理由がなければHTMLかプレーンテキストを選ぶ」と考えておけば大丈夫です。
メールごとに形式を切り替える方法
Outlookのいいところは、初期設定とは別に、メールごとに形式を変えられることです。
普段はHTMLで使いながら、特定の相手に送るときだけテキスト形式に変える、なんて使い分けができるんです。
この柔軟さは実際の仕事でとても役立つので、設定を変えるつもりがない人でも覚えておいて損はありません。
新しいOutlookでの切り替え方
新しいOutlookで新規メールを作ったり、返信・転送したりするときは、メッセージ作成画面の「オプション」から形式を変更できます。
HTMLで書いていたメールをプレーンテキストに切り替えることができます。
閲覧ウィンドウで作業している場合は、「ポップアウト」で別ウィンドウにすると設定しやすくなりますよ。
新しいOutlookは画面がシンプルな分、選べる形式もHTMLとプレーンテキストが中心です。
クラシックOutlookでの切り替え方
クラシックOutlookでは、メール作成画面の「書式設定」や「テキストの書式設定」から形式を切り替えられます。
ここではHTML、テキスト、リッチテキストの3種類が選べます。
新規メールだけじゃなく、返信や転送のときにも変更できるので、「相手からテキスト形式で届いたけど、自分はHTMLで返信したい」なんて場面にも対応できます。
受信メールの形式に引っ張られることもあるので、送信前に一度確認しておくと安心です。
形式を変えるときの注意点
形式を切り替えるときに気をつけたいのが、変更すると一部の装飾が消えてしまうことがあるという点です。
たとえばHTMLからプレーンテキストに変えると、文字の色、太字、箇条書きの見た目、画像なんかは全部なくなります。
つまり形式変更は、単なる見た目の調整じゃなくて、メールの表現方法そのものを変える操作なんです。
特に、きれいに整えた署名や画像付きのテンプレートを使っている場合は、送信前にレイアウトが崩れていないか確認しておくとトラブルを防げます。
毎回変えるのが面倒!初期設定を変更する方法
毎回手動で切り替えるのが面倒なら、最初から使う形式を決めておくのが効率的です。
これを設定しておけば、新しくメールを作るときに最初から希望の形式で開くので、作業がラクになります。
常にテキスト形式で送りたい人や、会社のルールでHTMLが標準になっている場合に特に便利です。
新しいOutlookでの設定方法
新しいOutlookで初期設定を変える場合は、画面右上の「設定」からメール関連の設定に進んで、「作成と返信」などの項目内にあるメッセージ形式を変更します。
ここでHTML形式またはプレーンテキスト形式を選んで保存すれば、これから作る新規メールに反映されます。
新しいOutlookは画面がシンプルな分、設定場所がちょっと見つけにくいこともありますが、「設定」→「メール」→「作成と返信」とたどっていけば大丈夫です。
クラシックOutlookでの設定方法
クラシックOutlookで初期設定を変える場合は、「ファイル」タブから「オプション」を開いて、「メール」を選びます。
そこにある「メッセージの作成」や「次の形式でメッセージを作成する」という項目で、HTML、プレーンテキスト、リッチテキストのどれかを指定できます。
設定後にOKを押せば、これから作る新規メールの初期形式として使われます。
一般的にはHTMLが標準ですが、シンプルな運用を重視するならプレーンテキストに固定するのも現実的な選択です。
設定しても例外があることを知っておこう
設定を変えても、「すべての場面で必ずその形式になる」とは限らないので注意が必要です。
返信や転送では元のメールの形式やOutlookの動きに影響されることがありますし、受信者のメールソフト側で別の形式に変換されることもあります。
つまり初期設定は、あくまで新規作成時の基本方針を決めるものなんです。
大事なメールでは、送信前に作成画面で形式表示を確認して、意図した形式になっているか見ておくと確実ですよ。
結局どれを選べばいいの?迷ったときの判断基準
メール形式の設定で本当に知りたいのは、操作方法だけじゃなくて「結局どれを選べばいいの?」っていう判断基準じゃないでしょうか。
結論から言うと、普段はHTMLを基本にしつつ、相手の環境やシンプルさを優先したいときはプレーンテキストを使い分けるのが実践的です。
リッチテキストは、よほど特別な事情がない限り選ぶ必要はありません。
こう考えると選びやすい
迷ったときは、次のように整理してみてください。
– **見た目を整えたい、署名や箇条書き、画像を使いたい** → HTML
– **装飾不要で、どんな環境でも安定して表示させたい** → プレーンテキスト
– **リッチテキスト** → 基本的には優先度が低い
特にビジネスメールでは、HTMLなら見やすい反面、相手のシステムによっては装飾が制限されることがあります。
プレーンテキストは味気なく見えるかもしれませんが、余計な表示崩れが起きにくくて、機械的な処理や転送のときも扱いやすいんです。
たとえば、システム通知、申請依頼、短い業務連絡なんかはテキスト形式との相性がいいです。
逆に、社内周知や営業案内、読みやすさを意識した長文メールはHTMLのほうが適しています。
会議案内は別の設定が必要な場合も
会議案内や予定表の形式は、普通のメール設定とは動きが違うことがあります。
環境によっては、予定表の招待メールが勝手にテキスト形式になってしまって、HTMLにしたいのに反映されないケースも。
こういう場合、通常の設定だけでは変更できず、環境ごとの追加設定が必要になることがあります。
ただしレジストリ編集みたいな高度な変更は、WindowsやOfficeのバージョンに左右されるので、会社で使っている場合は社内の管理者に確認してから対応するのが安全です。
バージョンによって画面が違うけど基本は同じ
最後に、Outlookの画面や項目名は、Microsoft 365版、新しいOutlook、クラシックOutlook、買い切り版のOutlook 2019・2021などで少しずつ違います。
なので、この記事と全く同じ名前が表示されなくても心配しないでください。
「新規メール画面の書式設定」「ファイル→オプション→メール」「設定→メール→作成と返信」といった大きな流れを押さえておけば大丈夫です。
メール形式の切り替えと初期設定を理解しておけば、毎回迷わず、相手や用途に合わせた送り方ができるようになりますよ。
広告
