Outlookのクイックパーツについてお探しですね。
広告
Outlookで毎回同じ文を打つのが面倒…そんなときは「クイックパーツ」が便利です
メールを書くとき、「いつもお世話になっております」とか「ご確認よろしくお願いいたします」とか、毎回同じような文を打っていませんか?
1回1回は数秒の作業ですが、1日に何通もメールを送っていると、意外と時間がかかってしまいます。
そんなときに便利なのが、Outlookの「クイックパーツ」という機能です。
よく使う挨拶や文章を登録しておけば、次からはワンクリックで呼び出せるので、メールを書くスピードがグッと上がります。
この記事では、クイックパーツの使い方や登録方法、実際に使うときのコツなどを分かりやすく説明していきます。
クイックパーツって何?まずは基本を知っておこう
クイックパーツは、よく使う文章を「部品」のように保存しておいて、必要なときにサッと挿入できる機能です。
たとえば、メールの最初の挨拶や、お願いする文、日程調整の文面、最後の締めの言葉などを登録しておけば、毎回ゼロから入力しなくてよくなります。
特に取引先などへのメールでは同じような表現を何度も使うので、この機能を使うだけで毎日の入力がかなり楽になります。
クイックパーツの良いところは、ただの単語登録よりも長い文章を扱いやすいことです。
文字の大きさや太字などの見た目も一緒に保存できるので、決まった形の案内文や見出し付きの文章にも使えます。
それに、メールのどこにでも好きなように入れられるので、「最初だけ使う」とか「署名の前に入れる」といった使い方もできます。
定型文をよく使う人ほど、時間の節約効果を実感できる機能だと思います。
ただし、便利だからといって何でもかんでも登録すればいいわけではありません。
長すぎる文章や、相手によって細かく変えないといけない内容まで固定してしまうと、逆に不自然なメールになってしまいます。
基本的には「毎回ほぼ同じ形で使う文」だけを登録して、相手の名前や日付、案件名などは送るたびに調整するのがおすすめです。
最初はよく使う挨拶や締めの言葉から始めると、失敗しにくいですよ。
よく使う挨拶や定型文を登録する方法
クイックパーツの登録は難しくありません。
Outlookで新しいメールを開いて、保存したい文章を本文に入力します。
その文章を選択したら、上のメニューにある「挿入」タブから「クイックパーツ」を選んで、「選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存」をクリックすればOKです。
名前を付けて保存しておけば、次からはメニューからすぐに呼び出せます。
登録するときに大事なのは、あとで探しやすい名前を付けることです。
たとえば「挨拶_社外初回」「締め_確認依頼」「日程調整_候補提示」みたいに、何の文章なのかがパッと分かる名前にしておくと迷いません。
クイックパーツはたくさん登録すると便利になりますが、名前が曖昧だと一覧から探すのが大変になります。
すぐに使えるようにするには、保存するときの名前の付け方を最初に決めておくといいですよ。
実際に登録しておくと便利な例は、こんな感じです。
– いつもお世話になっております。
– ご確認のほどよろしくお願いいたします。
– お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
– 取り急ぎご連絡まで申し上げます。
こういう短い定型文だけじゃなく、少し長めの案内文も保存できます。
たとえば「会議の日程候補を3つ提示する文章」とか「資料を送るときのお礼と確認のお願いをまとめた文章」などです。
毎週のように同じ種類のメールを送るなら、その本文をテンプレートにしておくことで、入力時間だけじゃなく文章のバラつきも減らせます。
結果的に、メールを書くスピードと読みやすさの両方が良くなります。
実際に使うときのコツと、便利な活用パターン
クイックパーツは登録して終わりじゃなく、実際にどう使うかで効果が変わってきます。
基本的には新しいメールや返信メールの本文でカーソルを置いて、「挿入」タブからクイックパーツを選んで文章を入れます。
この操作だけでも十分時短になりますが、よく使う文面を用途ごとに整理しておくと、さらに迷わず使えるようになります。
よく使うものを厳選して登録することが、結果的に一番速い使い方につながります。
実際に使うときは、次の3つのパターンに分けて登録すると使いやすいです。
– 最初の挨拶文
– 本文中のお願い・案内・確認の文
– 最後の締めやお礼の一文
たとえば、最初には「いつもお世話になっております。
」、本文には「添付資料をご確認ください。
」、最後には「ご不明点があればお知らせください。
」みたいに分けて登録しておくと、必要な部品だけを組み合わせてメールが作れます。
この方法の良いところは、完全に決まったテンプレートより自然な文章にしやすいことです。
相手や場面に合わせて部品を入れ替えられるので、定型文を使っているのに機械的な感じになりにくいんです。
あと、クイックパーツは「返信でよく使う定型文」でも特に役立ちます。
たとえば「承知しました。
社内で確認して、改めてご連絡いたします。
」とか「ご送付ありがとうございます。
内容を確認いたします。
」みたいな一文は、毎日の仕事で何度も使いますよね。
こういう返信用の文面を登録しておけば、メールの返事がすぐに書けて、考える時間も短くなります。
忙しいときほど、ゼロから文章を考えなくていい仕組みを持っておくことが大切です。
ずっと便利に使い続けるためのコツと注意点
クイックパーツを長く便利に使うには、登録しすぎないことが大事です。
思いついたものを次々と保存していくと一覧がごちゃごちゃになって、目的の文章を探すのに時間がかかってしまいます。
最初は本当によく使うものだけを10個くらいに絞って、実際に使ってみながら少しずつ増やしていくと管理しやすくなります。
時短ツールは、機能がたくさんあることより「迷わず使えること」の方が大事です。
もう一つ気を付けたいのは、定型文をそのまま送ってしまわないことです。
特に取引先へのメールでは、相手の会社名や名前、案件名、日付などを必ず確認する必要があります。
便利な機能に頼りすぎると、前回の文面のまま別の人に送ってしまうといったミスにつながることもあります。
クイックパーツはあくまで下書きを速く作るための機能だと考えて、送る前には必ず内容をチェックする習慣をつけましょう。
さらに、似たような文章が多いときは「用途別」「相手別」で整理すると使いやすくなります。
たとえば社内向けは簡潔に、社外向けは丁寧に、初めての連絡と継続中の案件で文面を分けるなど、実際のメールの使い方に合わせて分類すると迷いが減ります。
定型文を整える作業は少し面倒に感じるかもしれませんが、一度仕組みを作ってしまえば、その後のメール作成がかなり楽になります。
Outlookのクイックパーツは、ただの便利機能というより、毎日の仕事をこっそり効率化してくれる実用的な時短ワザです。
広告
